E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Sie wissen müssen
Ab dem 01. Januar 2025 tritt in Deutschland eine neue Ära im Geschäftsverkehr ein: Die verpflichtende Nutzung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) wird für Unternehmen verbindlich. Diese Regelung betrifft den Austausch zwischen inländischen Unternehmen und birgt sowohl Herausforderungen als auch Chancen. In diesem Blogbeitrag erklären wir die wichtigsten Details und geben Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie sich optimal auf die Umstellung vorbereiten.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine Rechnung in digitaler Form. Sie wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen – idealerweise als XML-Datei. Anders als ein einfaches PDF oder eine Bilddatei ermöglicht die E-Rechnung die automatische elektronische Weiterverarbeitung. Dies ist der wesentliche Unterschied, der sie zur Pflicht im Geschäftsverkehr macht.
Ab dem 01.01.2025 werden unstrukturierte Formate, wie z.B. PDF oder Excel, nicht mehr als E-Rechnung anerkannt. Sie gelten dann lediglich als „sonstige Rechnungen“, die nur in Ausnahmefällen zulässig sind.
Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD
In Deutschland haben sich bereits zwei Formate etabliert: die XRechnung und das ZUGFeRD-Format. Beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und sind die Standardformate, die ab 2025 genutzt werden können.
– XRechnung: Dieses Format besteht aus einer reinen XML-Datei und wird hauptsächlich im öffentlichen Auftragswesen eingesetzt. Es ist maschinenlesbar und erfordert zur Visualisierung ein spezielles Tool.
– ZUGFeRD: Das hybride Format kombiniert eine Bilddarstellung der Rechnung mit einem strukturierten elektronischen Datensatz in einer PDF-Datei. Ab Version 2.0.1 erfüllt auch dieses Format die Anforderungen der E-Rechnungspflicht.
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle inländischen Unternehmen, die Leistungen an andere inländische Unternehmen erbringen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Kleinunternehmer, landwirtschaftliche Betriebe oder umsatzsteuerpflichtige Unternehmen handelt. Befreit von der Pflicht sind lediglich Rechnungen über steuerfreie Leistungen, Kleinbeträge bis 250 Euro, Fahrausweise sowie Rechnungen an ausländische Unternehmer oder private Endverbraucher.
Tipp: Sollten Sie Leistungen an ausländische Unternehmer erbringen, dokumentieren Sie den Status des Geschäftspartners unbedingt durch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder einen Handelsregisterauszug.
Übergangsfristen bis 2028
Während die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen bereits am 01.01.2025 beginnt, haben Unternehmen bis Ende 2026 Zeit, die Ausstellung von E-Rechnungen umzusetzen. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 Euro verlängert sich die Frist sogar bis Ende 2027.
Ab dem 01.01.2028 gilt dann ausnahmslos die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen.
Archivierung von E-Rechnungen
Wie auch bei Papierrechnungen müssen E-Rechnungen zehn Jahre lang unverändert und im Originalformat archiviert werden. Besonders wichtig ist hierbei die unveränderte Aufbewahrung der strukturierten XML-Datei. Diese muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist maschinell lesbar und auswertbar bleiben.
Wie können Sie sich vorbereiten?
Die Umstellung auf die E-Rechnung ist eine Pflicht, die gleichzeitig viele Chancen bietet. Durch die digitale Verarbeitung von Rechnungen lassen sich Geschäftsprozesse deutlich effizienter gestalten. Es empfiehlt sich, schon jetzt Kontakt zu Ihren Lieferanten und Geschäftspartnern aufzunehmen, um sich auf ein gemeinsames Format und eine Übermittlungsmethode zu verständigen.
Machen Sie Ihr Unternehmen ab dem 01.01.2025 empfangsbereit, beispielsweise durch die Einrichtung einer speziellen E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang. Planen Sie gemeinsam mit Ihren Partnern, wer ab wann E-Rechnungen ausstellen wird, und passen Sie Ihre internen Abläufe entsprechend an.
Wir unterstützen Sie bei der Umstellung
Die Umstellung auf die E-Rechnung mag komplex erscheinen, doch sie bietet enorme Effizienzpotenziale. Als Ihre Steueranwälte und Steuerberater stehen wir Ihnen zur Seite, um diesen Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Gerne analysieren wir mit Ihnen Ihre bestehenden Prozesse und finden passende Softwarelösungen, die auch mit unseren Systemen kompatibel sind.
Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Unterstützung bei der Umstellung oder Fragen zur E-Rechnung haben. Vereinbaren Sie einen Beratungstermin, damit wir gemeinsam den Weg in die digitale Zukunft des Rechnungswesens gehen können.
